Wat is er mogelijk met de Business Rules?

Hoe werken de Business Rules, waar zijn ze voor te gebruiken en hoe maak ik ze aan?

Business Rules worden gebruikt om regels toe te passen aan het gebruik van SRXP. 

In dit artikel beschrijven we:

  1. Wat zijn Business Rules?
  2. Hoe maak ik een Business Rule?
  3. Voorbeelden van Business Rules
  4. Overschrijven van het algemene accordeerbeleid d.m.v. de Business Rule Accordeur 

1. Wat zijn Business Rules?

Je kan bijvoorbeeld een voorwaarde toevoegen aan het indienen van declaraties. Je kan met de Business Rules het volgende instellen:

  • Declaratie/formulier kan niet worden ingediend
  • Declaratie krijgt extra verplichte velden om in te vullen om het in te kunnen dienen
  • Declaratie wordt gearceerd
  • Declaratie/formulier gaat naar een extra/andere Accordeur ter goedkeuring

2. Hoe maak ik een Business Rule?

De Business Rules werken als een 'Als... Dan....' functie.

  1. Ga naar Beheer --> Declaratie instellingen
  2. Business Rules 
  3. Klik op '+ Nieuwe business rule'

Je komt in het volgende scherm terecht waar je de keuze hebt uit meerdere opties:

Je kan een Business Rule aanmaken voor:

  • Alle gebruikers
  • 1 gebruiker
  • Een Functie
  • Een Vestiging

De voorwaarden die je kan toepassen zijn op basis van:
  • Categorie bedrag
  • Project bedrag 
  • Totaalbedrag
  • Aantal tags
  • Tag bedrag

Die kan je vervolgens instellen per:

  • Dag
  • Week
  • Maand
  • Formulier
  • Declaratie
  • Bon
  • Kilometers
  • Dagvergoeding
  • Uren
  • Dienst
  • CC transactie

Zoals je ziet is er een verschil tussen 'Declaratie' en 'Bon'. Een Declaratie omvat alle types (bon/kilometer/per diem/uren/diensten).

Is:

  • Minder dan
  • Meer dan
  • Gelijk aan
  • Niet gelijk aan
  • Tussen
  • Niet tussen

Dan:

  • Verplicht veld instellen (omschrijving; leverancier; project; tag of een vrij veld)
  • Markeer de declaratie
  • Blokkeer (het kan niet worden ingediend)
  • Voeg een extra Accordeur toe

De Business Bules zijn beschikbaar als je een Enterprise of Corporate licentie hebt afgenomen, wil je hier meer informatie over? Neem dan contact op met je Account Manager.

3. Voorbeelden van veel voorkomende Business Rules

3.1. Het instellen van een verplicht veld:

Hieronder hebben we een voorbeeld weergegeven van de volgende regel: Het omschrijvingsveld is altijd verplicht en moet dus altijd worden ingevuld.

Dit stel je als volgt in met de Business Rule:

3.2. Het instellen van een extra Accordeur:

Hieronder hebben we een voorbeeld weergegeven van de volgende regel: De declaratie moet worden goedgekeurd door een extra Accordeur (projectmanager) als de declaratie behoort bij project X.

Dit stel je als volgt in met de Business Rule:

Let op: De declaratie gaat dan altijd eerst naar de Accordeur(s) die staan ingesteld via het Accordeerbeleid van de gebruiker. Hierna gaat het naar de extra Accordeur van de Business Rule (indien deze 'rule' van toepassing is).

4. Overschrijven van het algemene accordeerbeleid d.m.v. de Business Rule Accordeur 

Is het de bedoeling dat de extra Accordeur van de Business Rule de standaard Accordeur vervangt? Dat kan je dan instellingen via de bedrijfsinformatie:

  1. Ga naar Beheer
  2. Ga naar Bedrijfsaccount
  3. Business Rules
  4. Activeer de optie 

Let op: Dit is dan van toepassing voor iedereen. Voor iedereen waarvan de voorwaarde van de Business Rule van toepassing is, wordt de algemene Accordeur overschreven door de Business Rule Accordeur.