Welke informatie wordt er weergegeven bij categorieën?

In dit artikel leggen we uit welke informatie er wordt weergegeven bij de instellingen van de categorieën.

De categorieën zijn erg belangrijk in jullie SRXP omgeving. De gebruikers moeten namelijk hun uitgaven aan een categorie toewijzen. Zij moeten een keuze maken uit de lijst met categorieën.

Wanneer jullie voor het eerst met SRXP gaan werken, wordt jullie account grotendeels opgezet. Het is belangrijk dat jullie zelf weten hoe de gegevens zijn opgesteld en hoe jullie dit kunnen beheren. In dit artikel leggen we uit welke informatie moet worden ingevuld bij categorieën. Je komt hier terecht vanuit Admin / Beheer --> Declaratie instellingen --> Categorieën

Is de afbeelding niet goed zichtbaar? Klik dan met je rechtermuisknop --> afbeelding openen op nieuw tabblad

De informatie die op de screenshot wordt weergegeven verschilt van de informatie in jullie SRXP account. De categorieën in SRXP staan gelijk aan jullie grootboekschema. Dat betekent dat de informatie die hier wordt weergegeven overeenkomt met de informatie van jullie ERP of HR / Payroll systeem.

  • 'Code' : Deze kolom wordt gebruikt om de kosten die bij deze categorie behoren te boeken op de juiste code. Hier wordt of het grootboeknummer ingevuld of een looncomponent. Afhankelijk van waar de kosten terechtkomen. Deze code is nooit zichtbaar voor de declarant. Uitsluitend voor de exporteur, die nog een laatste controle kan uitvoeren voor het boeken.
  • 'Categorie' : Dit is de naam die wordt meegegeven en zichtbaar is voor de declarant. We adviseren om vanzelfsprekende woorden te gebruiken zodat de declarant gemakkelijk een keuze kan maken.

Tip: de benaming in SRXP hoeft niet overeen te komen met de benaming in jullie financieel/HR systeem. Maak het zo duidelijk mogelijk voor de werknemers

  • 'Merge categorie' : Dit veld kan worden gematcht met jullie grootboek. Zie hier meer uitleg.
  • 'Omschrijving' : Dit veld wordt gebruikt om een extra toelichting te geven op de categorie die is geselecteerd. Deze toelichting wordt getoond middels een 'i' op de app en via de website wanneer de declarant de categorie heeft gekozen.
  • 'Geldig voor' : Deze kolom gebruik je om een declaratie type te activeren. Je kan de keuze maken uit:
    'Bon' : De declarant moet een afbeelding toevoegen,
    'Kilometers' : De declarant berekent het aantal gereden kilometers middels onze Google Maps integratie,
    'Uren' : De declarant moet zijn uren registeren,
    'Per Diem' : De declarant kan een vaste vergoeding per dag aanvragen,
    'Dienst' : Declaranten kunnen een bedrag invullen dat moet worden betaald vanwege een uitgevoerde dienst.
  • 'Kilometervergoeding' : Deze kolom is alleen beschikbaar wanneer voor een categorie de declaratie type 'kilometers' is geselecteerd. De vergoeding kan worden ingevuld per kilometer of mile, en er kan een valuta aan worden gehangen. Je kan ook een 'Belast deel' noteren zodat de kilometers gesplitst worden. Deze uitsplitsing moet wel nog in het export formaat worden ingesteld.
  • 'WKR groep' : Kan worden gebruikt om een van de WKR categorieën te koppelen zodat jullie de WKR kunnen registeren. Dit veld is ook niet zichtbaar voor de medewerker.
  • 'Free Field C1' : In deze kolom kan een extra waarde worden meegegeven dat kan dienen voor export doeleinden. Dit veld is ook niet zichtbaar voor de medewerker.

In dit artikel beschrijven we hoe je categorieën aanmaakt, wijzigt of importeert in je SRXP account.

 

Merge Categorie

Werk je met een koppeling tussen de bank en SRXP? (datafeed) dan wordt er bij bijna elke transactie een code meegestuurd. Deze code kan overeenkomen met de industrie waar de uitgave is gedaan.
Wij hebben deze industrieën samen gevat in voor jullie relevante benamingen.

Je kan deze Merge categorie hangen aan jullie grootboek.
Gevolg: wanneer wij een code herkennen in de transactie die wij binnen krijgen, dan zien wij ook aan welke Categorie jullie deze code hebben gehangen en vullen wij deze Categorie alvast in bij de transactie.

Transactie + code komt binnen --> Code hangt aan Categorie --> Categorie wordt gevuld bij transactie terwijl de transactie in SRXP terecht komt