Hoe importeer ik Projecten?

Projecten kunnen in SRXP worden gebruikt om de declaratie(s) te definiëren.

Je kan handmatig een project toevoegen of bewerken, maar je kan ook een CSV met alle projecten importeren.

In dit artikel leggen we uit hoe en geven we enkele tips en trucs om je projecten succesvol te importeren!

Ga naar Beheer --> Declaratie instellingen --> Projecten

Er zijn 2 opties:
1. Wij (SRXP) hebben de projecten al geïmporteerd tijdens het opzetten van het account, maar je wil er meer toevoegen of de huidige projecten aanpassen

2. Dit is de eerste keer dat er projecten geïmporteerd worden.

Om verder te gaan, download je een CSV met de huidige Projecten (1) of voeg een 'Test Project' toe met dummy informatie en download dan een CSV.


Maak in het geval van optie (1) een kopie van het CSV-bestand om er zeker van te zijn dat er altijd een back-up van de projecten is.


Als u de CSV in Excel opent, ziet u dit:


Gebruik Tekst naar kolommen om de tekst in Excel-kolommen te verdelen


Een toelichting per kolom:

A* - De externe ID is de unieke ID per waarde in SRXP waarmee je nieuwe of bestaande waarden in SRXP kunt toevoegen of aanpassen

Voorbeeld: als ik de naam van Project '234' - Project 2.0 aanpas naar Project 2.2 en ik laat de externe ID zoals het is --> het bestaande project wordt bewerkt
Als ik de naam van Project '234' - Project 2.0 aanpas naar Project 2.2 en ik de externe ID aanpas naar 8901 --> zal SRXP een nieuw project maken


De externe ID is ook belangrijk als je met ouder- en kindprojecten wilt werken

B - De code van het Project --> gebruik a.u.b. de code uit de administratie

C - De naam van het Project

D* - Is dit Project factureerbaar? Kunnen de gemaakte kosten op dit Project gefactureerd worden aan een opdrachtgever?

E* - Is dit project actief?

Er kunnen inactieve projecten in SRXP staan --> handig als er een nieuw project is waar Declaranten hun uitgaven nog niet op kunnen boeken of als er een project is dat niet langer actief is, maar er zijn nog enkele Declaranten zijn die dit project hebben gekozen in hun uitgaven

F* - een vrij veld waar er meer codes of tekst toevoegt kunnen worden die nodig zijn in het financiële systeem of HR-systeem


G - In SRXP kan je werken met Ouder/Kinderprojecten. (Hoofd-/subprojecten) Als je inderdaad zo werkt, kan je kolom G gebruiken om ervoor te zorgen dat het project een hoofdproject krijgt.
In deze kolom vul je de Externe ID van het hoofdproject in

Belangrijk: zowel ouder- als kindprojecten moeten in SRXP staan

In de screenshot is Project '123' - Project 1.0 het hoofdproject van Project '1234' Project 1.1

H - Je kan standaard een project weigeren.
Dit betekent dat het Project standaard niet zichtbaar is totdat deze instelling in SRXP wijzigt per Functie of per Gebruiker.

Als je de CSV met alle projecten hebt gevuld, sla je het document op als een CSV-bestand en ga je terug naar SRXP.

Klik op Importeren


Kies het bestand van de computer en klik op Uploaden.
Kies de juiste scheidingsteken** en begin bij rij 2 (sla de kop over)


Let op met de optie 'Verwijder alle gegevens die niet in het CSV-bestand aanwezig zijn'. Als deze optie is geselecteerd, worden alle projecten die niet in het CSV-bestand staan ​​dat je importeert, definitief verwijderd. Gebruik deze optie alleen als je er zeker van bent dat de projecten die niet in het CSV-bestand staan ​​niet meer nodig zijn.

** je kan het scheidingsteken vinden als je het CSV-bestand opent in 'Kladblok' of 'Notepad'


Klik op en

wijs de kolommen van Excel toe aan de kolommen van SRXP




Klik op Voorbeeld en op Importeer.

Op de pagina Imports(onder Overzichten) kan je de status van de import zien