Hoe verwijder ik veilig een gebruiker?

Hoe verwijder je een gebruiker en hoe zorg je ervoor dat er geen informatie verloren gaat?

Je kan een gebruiker deactiveren of verwijderen. Hieronder wordt uitgelegd hoe je dit op een veilige manier doet zodat er geen gegevens verloren gaan. Hiervoor moet je een Administrator zijn.

Gebruiker deactiveren

Je kan een gebruiker deactiveren als een gebruiker zijn of haar SRXP account niet vaak gebruikt. Je kan dit doen door bij Beheer -> Gebruikersbeheer -> Gebruikers -> de gebruiker te selecteren en op deactiveren te klikken.

  • Voordat je een Declarant deactiveert is het belangrijk dat alle formulieren ingediend zijn 
  • Voordat je een Accordeur deactiveert is het belangrijk dat alle formulieren geaccordeerd zijn. Is dit niet het geval? Dan worden de formulieren afgekeurd en moeten de Declaranten de formulieren opnieuw indienen óf je kan jezelf Assistent maken van de Accordeur om alle formulieren goed te keuren
  • Een Exporteur kan je zonder gevaar deactiveren
  • Een Beheerder kan zonder gevaar gedeactiveerd worden, maar houdt er rekening mee dat een Beheerder met enkel Beheer rechten niet verwijderd kan worden. Je kent dan eerst een ander recht (bijv. Exporteren) toe, haalt het Beheer recht weg en deactiveert dan de gebruiker
  • Een Facturatiebeheerder kan zonder gevaar gedeactiveerd worden.

Belangrijk : een Administrator en/of Facturatie beheerder kan niet gedeactiveerd worden. Je zal de gebruiker dan eerst andere rechten moeten toekennen voordat je de rechten Administrator/Facturatie beheerder kan wegnemen en de gebruiker vervolgens kan deactiveren. 

Gebruiker verwijderen

Je kan een gebruiker verwijderen door bij Beheer -> Gebruikersbeheer -> Gebruikers -> de gebruiker te selecteren en te verwijderen.

  • Een Declarant verwijderen kan je veilig doen wanneer alle formulieren de status  'Verwerkt' hebben. Zodra de formulieren de status 'Verwerkt' hebben, betekent dit dat de gegevens opgeslagen zijn voor 10 jaar in SRXP!
  • Een Accordeur verwijderen kan je veilig doen wanneer alle formulieren die onder de Accordeur vallen zijn geaccordeerd. Zo niet zie de volgende instructies
  • Een Exporteur verwijderen kan altijd veilig
  • Een Beheerder verwijderen kan veilig, maar houdt er rekening mee dat een Beheerder met enkel Beheer rechten niet verwijderd kan worden. Je kent dan eerst een ander recht (bijv. Exporteren) toe, haalt het Beheer recht weg en verwijderd dan de gebruiker
  • Een Facturatiebeheerder verwijderen kan veilig.

Een Accordeur deactiveren of verwijderen heeft tot gevolg dat een x aantal gebruikers zonder Accordeur komen te zitten. Om dit te voorkomen krijg je bij het deactiveren/verwijderen van de Accordeur de mogelijkheid om direct een vervangend Accordeur in te stellen.