Hoe verwerk ik een creditcard opname?

Een werknemer neemt contant geld op met de creditcard, hoe verwerk je dit in SRXP?

Opnames met de creditcard kunnen verwerkt worden in SRXP. Houdt er wel rekening mee dat het overgebleven geld van de opname niet verwerkt kan worden via SRXP. Dit moet of als een negatieve boeking worden geboekt of het geld moet worden teruggegeven door de medewerker. Je kan het geld niet meenemen naar een nieuw formulier.

Er zijn meerdere manieren om opnames te verantwoorden.

Optie 1:

  • Een manier om een opname te verantwoorden binnen SRXP is door een betaalmethode aan te maken in SRXP met het vergoedingstype: 'te betalen'.

  • Als er op de creditcard een opname binnen komt, dan wordt de bon toegevoegd van de opname en kan hier de betaalmethode 'Opname' aan worden toegevoegd. 

  • De uitgaven die gedaan zijn met het geld van de opname worden in hetzelfde formulier verzamelt en krijgen een betaalmethode met het vergoedingstype 'Te ontvangen' mee:

Het Totaal bedrag voor de indiener is 340,00 EUR. De twee betaalmethodes worden tegen elkaar weg gestreept, maar je ziet dit pas op het moment dat je op 'bedrag details' klikt:

Komt het voor dat de indiener minder heeft uitgegeven dan de opname is geweest, dan is het aan jullie hoe dit verwerkt wordt. Dit moet of als een negatieve boeking worden geboekt of het geld moet worden teruggegeven door de medewerker. Je kan het geld niet meenemen naar een nieuw formulier.

 

Let op: Dit zorgt ervoor dat het totaalbedrag van het SRXP formulier niet klopt met het statement. Is dit niet wenselijk? Pas dan de volgende situatie toe.

Optie 2:

  • Een manier om een opname te verantwoorden binnen SRXP is door een betaalmethode aan te maken in SRXP met het vergoedingstype: 'Te betalen'.

  • Als er op de creditcard een opname binnen komt, dan wordt hier de bon aan toegevoegd van de opname. Hiermee is het credit card formulier 'compleet'
  • Vervolgens maakt de medewerker een nieuw formulier aan met de titel 'Opname'
  • De medewerker voegt een regel toe met een foto van de bon van de opname (zelfde bon die is gebruikt in het creditcard formulier) en voegt hier de nieuwe betaalmethode aan toe.
  • De uitgaven die gedaan zijn met het geld van de opname worden in hetzelfde formulier verzamelt en krijgen een betaalmethode met het vergoedingstype 'Te ontvangen' mee:

Het Totaal bedrag voor de indiener is 340,00 EUR. De twee betaalmethodes worden tegen elkaar weg gestreept, maar je ziet dit pas op het moment dat je op 'bedrag details' klikt:

Komt het voor dat de indiener minder heeft uitgegeven dan de opname is geweest, dan is het aan jullie hoe dit verwerkt wordt. Dit moet of als een negatieve boeking worden geboekt of het geld moet worden teruggegeven door de medewerker. Je kan het geld niet meenemen naar een nieuw formulier.

Optie 3:

  • Als er op de creditcard een opname binnen komt, dan wordt hier de bon aan toegevoegd van de opname.
  • Vervolgens maakt de medewerker een nieuw formulier aan met de titel 'Opname'
  • De medewerker voegt een regel toe met een foto van de bon van de opname (zelfde bon die is gebruikt in het creditcard formulier) en voegt hier de betaalmethode credit card aan toe, maar noteert het bedrag als een negatief bedrag door een - hiervoor te noteren. 

Let op: Helaas zijn er meerdere besturingssystemen van telefoons die het - teken op het toetsenbord niet meer weergeven! Wij beheren niet het toetsenbord van de app en kunnen dit niet verhelpen. De medewerker kan dan het Google Toetsenbord installeren op de telefoon;  een '-' teken via de computer toevoegen of via kopiëren/plakken van het teken het toevoegen

  • De uitgaven die gedaan zijn met het geld van de opname worden in hetzelfde formulier verzamelt en krijgen een betaalmethode met het vergoedingstype 'Te ontvangen' mee en worden als positief bedrag genoteerd.

De medewerker ziet aan de hand van het totaalbedrag direct of er te veel/weinig is uitgegeven. 

Komt het voor dat de indiener minder heeft uitgegeven dan de opname is geweest, dan is het aan jullie hoe dit verwerkt wordt. Dit moet of als een negatieve boeking worden geboekt of het geld moet worden teruggegeven door de medewerker. Je kan het geld niet meenemen naar een nieuw formulier.