Hoe importeer ik creditcard transacties?

Je bent een Beheerder en je wil de creditcard uitgaven verwerken met SRXP. Jullie kunnen niet gebruik maken van een datafeed.

Om creditcard transacties in te kunnen lezen in SRXP moet je gebruik maken van het Enterprise of Corporate abonnement. Hebben jullie dit abonnement type niet? Upgrade je licentie via support@srxp.com of neem contact op met je Account Manager.

Om een statement met transacties te kunnen importeren moet je de rol hebben van een Administrator. Daarnaast kan je uitsluitend een CSV document inlezen.

  • Klik op 'Beheer' 
  • Klik op de knop 'Kaarten' 

Je bevindt je in het kaarten overzicht. In dit overzicht vind je alle informatie rondom de creditcards. Hoogstwaarschijnlijk is dit overzicht momenteel nog leeg.

Stap 1:

  • Klik rechtsboven op de knop 'Importeer transacties'
  • Selecteer het CSV bestand dat bestaat uit de creditcard transacties die je wilt importeren
  • Klik op 'Uploaden'
  • Selecteer het scheidingsteken dat wordt weergegeven in het CSV bestand
  • Klik op 'Instellingen' om verder te gaan met het importeren van de transacties

Om de daadwerkelijke opmaak van het CSV bestand te zien (handig voor het scheidingsteken en voor de datum- en het bedragformaat) open je de CSV in 'Kladblok' of Notepad++

 

Vervolgens moeten wij het document kunnen uitlezen. Hiervoor moeten de import instellingen worden ingesteld.

Stap 2:

Stap 3 Kolommen Koppelen: 

Tijdens het Kolommen Koppelen, koppel je het veld uit SRXP (links) met de kolom uit het CSV bestand (dropdown menu)

Gebruik de instellingen die op de volgende screenshot worden weergegeven. Dit moet 1 keer worden ingesteld waarna de volgende keer de gegevens automatisch staan ingevuld.  Wij onthouden je gewenste instellingen!

Tip: klik met je rechtermuisknop op bovenstaande afbeelding en 'Afbeelding openen op nieuw tabblad'. Op het nieuwe tabblad kan je inzoomen

Kan je geen waarde selecteren? 

Je hebt dan een verkeerde scheidingsteken geselecteerd. Ga hiervoor twee stappen terug, selecteer een ander scheidingsteken en klik weer op volgende.


Stap 4:

  • Klik op 'Voorbeeld'
  • Hier zie je een voorbeeld van de eerste 15 transacties die je wilt importeren
  • Staat alles goed? Klik dan op 'Importeer'. Het kan even duren tot alle transacties zijn ingeladen.
  • Wanneer het de status 'Succes' heeft. Klik op de knop 'Succes' om te zien of alle transacties zijn aangemaakt. 
  • Je kan de creditcards terugvinden onder het tab 'Kaarten'.

Stap 5:

  • Koppel de creditcards aan de juiste gebruiker in SRXP
  • De gebruiker moet het 'Declaratie' recht hebben
  • Wees secuur met het selecteren van de gebruiker! Alle transacties die bekend zijn worden namelijk ingelezen in dit account.

Tip: gebruik de zoekbalk om de juiste Declarant te zoeken voordat je deze selecteert. Hoe minder opties in je drop down menu, hoe minder kans om per ongeluk op de verkeerde naam te klikken