Vanuit SRXP kan je rapportages maken om een duidelijker inzicht te krijgen in wat er bijvoorbeeld geboekt word per project of per categorie. Je maakt een 'datadump' uit SRXP, dit kan je vervolgens zelf nog bewerken in Excel door middel van formules en tabellen.

Je gebruikt hiervoor een CSV export, er staat al standaard een CSV export in jullie omgeving, maar je kan er ook nog meerdere toevoegen.

We gaan in dit artikel uit van een rapportage voor categorieën.

De volgende informatie komt aanbod in dit artikel:

  1. Nieuw export formaat toevoegen
  2. Algemene uitleg opbouw CSV export formaat
  3. Export formaat bewerken
  4. Resultaat van opgestelde export formaat

1. Nieuw algemeen export formaat toevoegen

  • Ga via het Admin/Beheer Paneel (tandwiel) naar export formaten
  • Klik op het oogsymbool naast een export formaat als er al een CSV in staat
  • Klik anders op '+ Nieuw export formaat'

2. Algemene uitleg opbouw CSV export formaat

Als je een CSV export formaat opent, dan zie je de volgende instellingen:

Je ziet onderaan 'Rijen' staan, dit houdt in welk formaat en welke waardes je meeneemt als je gaat exporteren. Je kan kiezen uit: 

  • Alleen formulieren 
  • Alleen declaraties
  • Formulieren en declaraties

De laatste optie is het meest gekozen. Hiermee krijg je waardes vanuit SRXP mee in je export op formulierwaarde (kopregel) en op declaratiewaardes.

Als je verder naar beneden scrolt zie je het formaat waar je verschillende waardes in kwijt kan. Je moet de opzet zien als een gekanteld Excel bestand:

  1. Kolom: De kolom in Excel 
  2. Kolomtitel: De titel van de kolom (de header) - Vul hier je gewenste titel in 
  3. Waarde: De waarde die je mee geeft vanuit SRXP - hier kan je de gewenste waarde zoeken
    3.1: De waarde op formulier level
    3.2: De waarde op declaratie level
  4. Type: Als je een constante waarde of een formule mee wilt nemen in het formaat en je kiest hiervoor bij 'Waarde' dan opent onder 'Type' een leeg veld om gegevens in te vullen
  5. Formaat: Het formaat waarin je een bedrag of datum wilt hebben


3. Export formaat bewerken

Als je een rapportage voor categorieën wilt maken, dan zou het er bijvoorbeeld als volgt uit komen te zien:

We nemen dan de volgende informatie in de kolommen mee:
A. Op formulierwaarde (oftewel kopregel) het woord 'Report'
    Op declaratiewaarde het woord 'Expense'
B. Op formulierwaarde is de regel leeg
    Op declaratiewaarde de declaratiedatum in het formaat dd-mm-yyyy
C. Op formulierwaarde de naam van de declarant
    Op declaratiewaarde is de kolom leeg
D. Op formulierwaarde is de regel leeg
    Op declaratiewaarde de code van de categorie (jullie grootboeknummer)
E. Op formulierwaarde is de regel leeg
    Op declaratiewaarde het bedrag per declaratie incl. (BTW) 


4. Resultaat van opgestelde export formaat

We gaan een formulier exporteren naar het opgestelde rapportage export formaat:

In CSV (Excel) komt dit er als volgt uit te zien:

In dit CSV bestand kan je zelf met een tabel of een formule duidelijk maken wat er precies op welke categorie (grootboek) is geboekt.

Did this answer your question?