Je kan de creditcards in SRXP bekijken vanuit het Admin / Beheer Paneel (tandwiel) > Kaarten. Op deze pagina vind je alle kaarten die SRXP heeft ontvangen via de automatische datafeed die voor jullie bedrijf is opgezet, of die uit het statement zijn gefilterd nadat je het document hebt geïmporteerd.

In dit artikel beantwoorden we de volgende vragen:

  1. Hoe koppel je creditcards aan gebruikers?
  2. Kan ik meerdere gebruikers toevoegen aan 1 creditcard?
  3. Ik kan de juiste gebruiker niet selecteren bij het koppelen van de creditcards. 
  4. Ik heb per ongeluk de verkeerde gebruiker geselecteerd. Hoe verplaats ik creditcard transacties naar een ander gebruikersaccount?
  5. Wat gebeurt er als ik de gebruiker bij de creditcard wijzig?
  6. Wat is het verschil tussen de kaarttypes Bedrijf en Individueel?
  7. Wat gebeurt er als ik een kaart verwijder?
  8. Waarom kan het creditcard formulier pas 5 dagen na de statement dag worden ingediend? (Dit geldt alleen voor de automatische datafeed)

Als je een actieve datafeed hebt of een statement hebt geïmporteerd, dan zie je een tabel met deze informatie:

De informatie die in dit overzicht wordt weergegeven:

  • Een gedeeltelijk afgeschermd creditcard nummer
  • Personeelsnummer (indien bekend)
  • Kaarthouder naam
  • Uitgever
  • Kaarttype 
  • Declarant (gebruiker van SRXP)

Let op: Indien je hier gegevens gaat aanpassen of verwijderen dan kan dit direct gevolgen hebben. Dit wordt verder toelicht in dit artikel.

1.Hoe koppel je creditcards aan gebruikers?

Wanneer de datafeed is geactiveerd in jullie account, of er is een statement geïmporteerd voor de eerste keer, dan hebben de kaarten initieel nog geen gebruikers. Deze gebruikers moeten nog worden toegewezen, dit is verplicht om de kaartinformatie zichtbaar te krijgen in SRXP. 

  • Klik op - Gebruiker -
  • Een zoekbalk opent
  • Zoek voor de juiste declarant
  • Klik op de desbetreffende declarant

Vanaf dat moment stromen alle gegevens binnen in het account van de medewerkers totdat de gebruiker van de kaart wordt gewijzigd. 

2. Kan ik meerdere gebruikers toevoegen aan 1 creditcard?

Je kan niet meerdere gebruikers aan 1 creditcard toevoegen, 1 creditcard kan aan 1 gebruikersaccount worden gekoppeld. Je kan wel meerdere creditcards aan 1 gebruiker toevoegen, er wordt dan per creditcard een transactie formulier aangemaakt.

Moeten de kosten toch worden gesplitst over verschillende gebruikersaccounts of wordt de kaart door meerdere Declaranten gebruikt die zelf de bon bewaren? Dan zijn er meerdere mogelijkheden:

  1. Gemeenschappelijke gebruikersaccount/inlog aanmaken.
  2. Koppel de creditcard aan 1 gebruiker en maak de andere declaranten Assistent van dit account zodat zij de bonnen na een uitgave in dit account kunnen toevoegen.
  3. Functionaliteit Tags gebruiken om kosten op een variabele code (van de andere medewerkers bijvoorbeeld) te boeken.
  4. De uitgaven verplaatsen naar een andere gebruikersaccount. Dit is een handeling dat alleen de Administrator kan uitvoeren. (Zie kopje 4 van dit artikel)

3. Ik kan de juiste gebruiker niet selecteren bij het koppelen van de creditcards.

Je bent bezig met het koppelen van de medewerkers aan de declaranten, maar je kan niet de juiste declarant kiezen. De gebruiker wordt niet weergegeven in de dropdown. Je moet de volgende informatie controleren:

  • Bestaat de gebruiker wel in SRXP?
    Zo ja: De gebruiker moet declarant rechten hebben.
    Zo niet: De gebruiker moet worden aangemaakt met de declarant rechten.

4. Ik heb per ongeluk de verkeerde gebruiker geselecteerd. Hoe verplaats ik creditcard transacties naar een ander gebruikersaccount?

Het is belangrijk dat je je stap gelijk ongedaan maakt omdat alle ontvangen (of geïmporteerde) transacties zijn geüpload in het verkeerde account.

Als eerst selecteer de juiste gebruiker! Dat zorgt ervoor dat alle toekomstige transacties in het juiste account terechtkomen. Vervolgens moeten de geïmporteerde transacties worden verplaatst naar het juiste account:

  • Ga naar 'Niet ingediende declaraties'
  • Filter op de verkeerde gebruiker
  • Selecteer de transacties
  • Klik op 'Toewijzen aan declarant'

De transacties worden verplaatst naar de gebruikers Declaratie inbox. De gebruiker moet de transacties wel nog aan een formulier toevoegen en vervolgens indienen.

5. Wat gebeurt er als ik de gebruiker bij de creditcard wijzig?

Alle toekomstige transacties worden geïmporteerd in het nieuwe gebruikersaccount. Alle transacties die al waren geïmporteerd blijven staan en worden hierdoor niet verplaatst!

6. Wat betekent de kaarttypes Bedrijf en Individueel?

Wanneer je gebruik maakt van de datafeed zorgt SRXP voor dat het kaarttype wordt ingesteld met het kaarttype Bedrijf. Wanneer je de statement importeert dan moet je de juiste kaarttype aangeven:

  •  Bedrijf betekent dat de declaranten de creditcard transacties niet kunnen aanpassen of verwijderen, omdat het zakelijke creditcard betreffen. Ze moeten de uitgaven van deze kaart verantwoorden en kunnen niks wijzigen. De transacties worden altijd aangegeven met een blauw icoon (oftewel 'strikt').
  • Individueel betekent dat de kaart een individuele kaart betreft, die wordt beheert door de medewerker zelf. De declarant kan de transacties wijzigen en verwijderen. Deze transacties worden altijd weergegeven met oranje icoontjes (oftewel 'Niet-strikt').

Als je een ander creditcard icoon ziet, dan kan je dit als volgt corrigeren:

  • Ga naar 'Niet ingediende declaraties'
  • Zoek naar de transacties (maak gebruiker van de filter)
  • Selecteer de transacties
  • Klik op 'Strikt / Niet-strikt'

Daarnaast, controleer ook de kaarttype van de creditcard bij het kopje 'Kaarten'.

7. Wat gebeurt er als ik een kaart verwijder?

Wanneer je een toegewezen creditcard verwijderd, worden alle transacties die nog niet de status 'Verwerkt' hebben, verwijderd! Alle gekoppelde afbeeldingen worden dan ook verwijderd!

Zorg ervoor dat alle formulieren en transacties de status 'Verwerkt' heeft voordat je een creditcard verwijderd.

8. Waarom kan het creditcard formulier pas 5 dagen na de statement dag worden ingediend? (Dit geldt alleen voor de automatische datafeed)

Er zit een vertraging op het binnen komen van de transactie in SRXP ten opzichte van de uitgave. Deze vertraging kan oplopen tot 5 dagen. Om ervoor te zorgen dat het transactie formulier in SRXP volledig kloppend is voor een bepaalde maand en dit overeenkomt met het transactie overzicht van de bank, wachten wij 5 dagen na het sluiten van de maand (per bedrijf verschillend) voordat het formulier kan worden ingediend. Zo weten wij zeker dat alle transacties van de maand in het formulier in SRXP zijn geladen en het formulier alle transacties bevat.

Did this answer your question?