Het is niet de bedoeling dat andere declaraties worden toegevoegd aan een creditcard formulier.

Jullie verwerken de creditcard uitgaven per statement en willen hier geen bonnen van andere declaraties in hebben verwerkt.

In SRXP kan je creditcard uitgaven makkelijk verantwoorden. Hierdoor wordt er normaliter een creditcard formulier in SRXP aangemaakt per kaarthouder, per statement periode. Het formulier bestaat dan uit alle transacties van de desbetreffende periode die zijn betaald per creditcard. 

Soms worden hier wel eens losse of andere bonnen aan toegevoegd. Dit gebeurt dan door een van de volgende situaties:

  • Jullie verwerken ook onkosten in SRXP.  Dan kan jullie werkwijze zijn dat de medewerkers een apart formulier moeten aanmaken voor hun voorgeschoten declaraties. Deze uitgaven willen jullie wellicht niet aan het creditcard formulier hebben toegevoegd om het overzicht te waarborgen dat het totaalbedrag van het creditcard formulier overeenkomt met het statement dat jullie ontvangen.
  • Het kan ook zo zijn dat de medewerker niet helemaal weet hoe het samenvoegen werkt en dus de bon gewoon toevoegt aan het formulier als de transactie al was ingeladen (hier lees je hoe een bon moet worden samengevoegd met een transactie)

Zoals hierboven staat beschreven kan het dus wel eens gebeuren dat medewerkers losse bonnen of andere declaratietypes aan het creditcard formulier toevoegen. 

Via jullie algemene bedrijfsinstellingen kunnen jullie instellen dat dit niet meer mogelijk is:

  1. Ga naar het Admin Paneel (tandwiel)
  2. Bedrijfsinformatie
  3. Instellingen
  4. Kaarten
  5. Activeer de optie: Blokkeer het toevoegen van andere declaratietypes aan het creditcard formulier.

De declaranten kunnen hierna geen losse bonnen of andere declaratietypes toevoegen aan een bestaand creditcard formulier.