1. Help Center
  2. Beheerder
  3. Algemene bedrijfinstellingen

Automatische herinneringen voor Accordeurs & Declaranten

Moet je jouw SRXP-gebruikers regelmatig herinneren om onkostendeclaraties op tijd in te dienen of goed te keuren? Stel automatische herinneringen en voorkom het gedoe.

Automatische herinneringen

Je stelt automatische herinneringen als volgt in:

  1. Open het Beheer paneel (tandwiel)
  2. Klik op Bedrijfsinformatie
  3. Instellingen
  4. Herinneringen

Je ziet hier 2 soorten herinneringen: één voor de Accordeurs en één voor de Declaranten:

 

Accordeer herinneringen: 

De herinneringen voor de Accordeurs zet je aan door het volgende van de volgende stappen:

  1. Selecteer een verzendwijze: E-mail, mobiel of beide.
  2. Kies een verzendfrequentie: Stel een verzendfrequentie in voor het versturen van de herinneringen, bijvoorbeeld:
    Een herinnering na 5 dagen: Als een Accordeur na meer dan 5 dagen geen actie heeft ondernomen op ingediende formulieren ontvangt hij/zij een herinnering.
    Een herinnering na elke 5 dagen: de herinnering wordt elke 5 dagen herhaaldelijk verstuurd totdat de Accordeur zijn/haar openstaande rapporten controleert.
  3. Stel een bericht en onderwerp in: 
    Je kunt het standaard onderwerp en bericht in SRXP gebruiken voor het versturen van de herinnering of deze zelf instellen. Je kunt een bericht instellen door gebruik te maken van smart keys. De 'smartkeys' gebruik je om in het bericht te verwijzen naar waardes uit SRXP. De volledige lijst met 'smartkeys' is hieronder weergeven.

Smartkeys:


Accordeur keys:
{approver.firstname},{approver.surname}, {approver.job_title},
{approver.establishment}, {approver.creditor_number}, {approver.free_field_1},
{approver.free_field_2}, {approver.free_field_3}.

keys: {submitter.firstname}, {submitter.surname}, {submitter.job_title},
{submitter.establishment}, {submitter.creditor_number}, {submitter.free_field_1},
{submitter.free_field_2}, {submitter.free_field_3}.

Formulier keys: {report.created.%date_format%}, {report.id}, {report.name},
{report.amount}, {report.currency}, {report.number_expenses},{report.submit_date}.

Declarant herinneringen: 

Het instellen van de herinneringen voor de Declaranten werkt bijna hetzelfde als de herinneringen voor de Accordeurs, met één verschil in de tweede stap:

  1. Selecteer een verzendwijze: E-mail, mobiel of beide
  2. Kies een verzendfrequentie:
    Voor de Declarant herinneringen kies je een dag van de maand om de herinneringen voor openstaande formulieren (formulieren die niet ingediend of afgekeurd zijn) te versturen. Bijvoorbeeld, wanneer het creditcard statement op de 28e van elke maand sluit kun je een herinnering versturen op de 4e van de maand (1 week later) om er zeker van te zijn dat de declarant het formulier indient. Je kunt ook instellen dat declaratieformulieren die recentelijk zijn aangemaakt/afgekeurd genegeerd worden.
  3. Stel een bericht en onderwerp in:
    Je kunt het standaard onderwerp en bericht in SRXP gebruiken voor het versturen van de herinnering of deze zelf instellen. Je kunt een bericht instellen door gebruik te maken van smart keys. De 'smartkeys' gebruik je om in het bericht te verwijzen naar waardes uit SRXP. De volledige lijst met 'smartkeys' is hieronder weergeven.

Smartkeys:

Declarant keys: {submitter.firstname}, {submitter.surname}, {submitter.job_title}, 
{submitter.establishment}, {submitter.creditor_number}, {submitter.free_field_1},
{submitter.free_field_2}, {submitter.free_field_3}.

Handmatige herinneringen

Naast automatische herinneringen naar Declaranten en Accordeurs kun je deze ook handmatig versturen. Je kunt handmatige herinneringen aanmaken door het doorlopen van de volgende stappen:

  • Ga naar het Alle Formulieren overzicht
  • Selecteer formulieren waarvoor je herinneringen wilt sturen
  • Klik op 'Send reminder' rechtsboven
  • Pas het bericht en het onderwerp aan wanneer nodig
  • Verstuur

Manual_reminder